Delegationsevenemang

Delegationsevenemang, såsom frukostar, möten och mottagningar, är en viktig del av den internationella kongressen. Delegationsrepresentanter som önskar boka lokal, antingen vid hotellet eller kongresscentret, under kongressveckan bör fylla i och skicka in Formulär för bokning av delegationsevenemang. När det har skickats in kommer en medlem i kongressteamet att granska bokningen och kontakta dig för mer information.

Om du har frågor om formuläret eller om att boka en lokal till ert evenemang skickar du e-post till Convention2023_Logistics@lionsclubs.org.

Innan du fyller i formuläret ber vi dig att du läser igenom reglerna nedan.

Lions International kommer att göra sitt bästa för att tillmötesgå din bokning. Vänligen notera att önskemål avseende kongresscentret och/eller huvudkontorets hotell kommer att granskas under 2023 efter det att Lions International och internationella tjänstemän har bokat sina evenemang.

• Lions International kommer göra sitt bästa för att boka evenemangslokal på den plats ni önskar, men det kan inte garanteras. Vi kommer att informera dig om vi måste boka en annan lokal till ert evenemang.
• Vår organisation kan endast boka lokaler vid de officiella delegationshotellen och vid de officiella arenorna.
• Evenemangslokaler, om tillgängliga, kommer att tillhandahållas utan kostnad under perioden 7-11 juli 2023. Bokning av lokaler före/efter dessa datum kommer endast ske i mån av tillgång och en hyra kan komma att debiteras.
• Alla kostnader för mat, dryck, teknisk utrustning, dekorationer etc. är delegationens ansvar till fullo.
• Mat och dryck tillhandahålls via arenan och ytterst sällan tillåts mat/dryck utifrån att föras in på grund av hälsoskäl och skadeståndsansvar. I de fall er delegation har fått godkännande av arenan att föra in mat och/eller dryck kan ytterligare serviceavgifter komma att faktureras er delegation.
• Lokaler att förvara parad- eller kampanjmaterial kommer att godkännas om lokaler finns tillgängliga efter det att alla delegationsevenemang har bekräftats.
• Endast delegationsfrukostar kommer att anges i det officiella kongressprogrammet. Information om dessa måste vara oss tillhanda senast den 11 mars 2023, för att kunna översättas och tryckas.
• I enlighet med gällande kontrakt måste Lions International avboka alla lokaler som inte har bekräftats senast den 16 april 2023. Önskemål om bokning av lokaler som har erhållits efter detta datum kommer endast att ske i mån av tillgång och delegationen kan komma att debiteras en hyra.