Eventos das Delegações

Os eventos das delegações, como café da manhã, hospitalidade e recepções, são partes importantes da convenção internacional. Os representantes das delegações que desejem reservar espaços, seja no hotel ou no centro de convenções, durante a semana da convenção, devem preencher o formulário eletrônico Formulário de Solicitação de Eventos das Delegações. Após o envio, um dos funcionários da equipe de convenções analisará a solicitação e entrará em contato com você com mais detalhes.

Se você tiver dúvidas sobre o formulário ou como reservar espaços oficiais para eventos, entre em contato pelo e-mail Convention2023_Logistics@lionsclubs.org.

Antes de preencher o formulário, leia as regras abaixo.

Lions International fará o possível para atender a sua solicitação de evento. Saiba que as solicitações para o centro de convenções e/ou hotel-sede serão analisadas em 2023, após Lions Internacional e os dirigentes internacionais agendarem os seus eventos.

• Lions International fará o possível para garantir espaço para eventos no local que você escolher, no entanto, isso não é garantido. Vamos avisá-lo se precisarmos de usar um local alternativo para o seu evento.
• A organização somente pode designar áreas nos hotéis e locais oficiais das delegações.
• As áreas para as funções, se disponíveis, serão concedidas gratuitamente de 7 a 11 de julho de 2023. As reservas de espaço fora destas datas estarão sujeitas à disponibilidade e podem incorrer em cobrança de aluguel.
• Todos os custos incorridos com alimentação, equipamento de audiovisual, técnicos, manuseio de materiais, decoração especial etc. são de responsabilidade da delegação.
• As refeições são fornecidas pelo local e raramente permitem que itens externos sejam trazidos para sua propriedade devido a questões de saúde e responsabilidade. Se você receber a aprovação do local para trazer artigos alimentícios e bebidas de fora, talvez sejam cobradas taxas de serviço adicionais, taxas de corte, taxas de exibição e/ou taxas de rolha da delegação.
• As áreas para as funções onde se armazenará o material do desfile e campanhas serão aprovadas se houver disponibilidade depois da confirmação do espaço de todos os eventos das delegações.
• Somente os cafés da manhã das delegações estão listados no programa oficial da convenção, e têm que ser recebidos até 11 de março de 2023 para atender aos prazos necessários de impressão e tradução.
• Por contrato, Lions Internacional é obrigado a informar todas as áreas para funções que não foram designadas até 16 de abril de 2023. As reservas solicitadas após esta data estarão sujeitas à disponibilidade do local e podem incorrer em cobrança de aluguel.