代表団行事

朝食会、ホスピタリティの集い、レセプションといった代表団行事は国際大会の重要な一部です。代表団が大会期間中にホテルまたはコンベンションセンターに会場を確保することを希望している場合には、代表者がオンラインの代表団行事用会場申込フォームに必要事項を記入して提出する必要があります。大会チームのメンバーが内容を確認の上、詳細についてご連絡させていただきます。

申込フォームや行事会場の予約についてご質問がありましたら、Convention2023_Logistics@lionsclubs.orgまでお問い合わせください。

ご記入の前に、下記の規則をお読みください。

ライオンズクラブ国際協会は皆様の行事のご要望に応じるために最善を尽くします。ただし、コンベンションセンターおよび/または本部ホテルの会場への申請は、ライオンズクラブ国際協会と執行役員が行事日程を組んでから、2023年以降に検討されることになりますので、予めご了承ください。

• ライオンズクラブ国際協会では、行事にご希望の会場を使用していただけるよう最善を尽くしますが、確保できない場合もございます。別の会場をご使用いただく必要が生じましたら、その旨お知らせいたしますので、ご了承ください。
• ライオンズクラブ国際協会は、公認の代表団ホテルおよび会場にのみ、場所を割り当てることができます。
• 2023年7月7日～7月11日までの期間、行事用会場は無料で提供されます。この期間外の催しのために会場を申請される場合には、空き状況によりご希望に添えない場合があること、および料金がかかる可能性があることをご了承ください。
• ケータリング、AV機器、技術的な作業、資材の取り扱い、特別な装飾などに対して生じる費用は、すべて代表団が単独で負担することになります。
• ケータリングはご利用の会場を通じて提供されます。保健衛生上の懸念から、飲食物の持ち込みを許可するホテルや会場はほとんどありません。外部からの飲食物の持ち込みに対する会場の許可を得た場合、追加サービス料、カッティング料金、陳列料金、開栓料等が、代表団側に請求されることがあります。
• すべての代表団行事が確定された時点で会場に空きがあれば、パレード用具や選挙運動資料などの保管場所の申請が承認されることになります。
• 公式大会プログラムには、代表団朝食会に関する情報のみが記載されます。この情報は、印刷および翻訳の締切日に間に合うよう、2023年3月11日までに協会本部に届いていなければなりません。
• 契約により、ライオンズクラブ国際協会は、割り当てられなかった行事用会場を2023年4月16日までに返還しなければなりません。この期日以降に会場を申請される場合には、空き状況によりご希望に添えない場合があること、および料金がかかる可能性があることをご了承ください。