Manifestations des délégations

Les événements organisés par les délégations (petits déjeuners, réceptions, cocktails, etc.) sont un aspect important de la convention internationale. Les représentants de délégation à la recherche d’un espace de réception, dans un hôtel ou au Centre de convention pendant la semaine de la convention, sont invités à remplir le formulaire de demande d’espace. Les demandes seront étudiées par la division Convention qui vous contactera pour vous donner plus de détails.

Écrire à Convention2023_Logistics@lionsclubs.org si vous avez des questions relatives au formulaire ou à la réservation d’espace pour votre évènement.

Avant de remplir le formulaire, consulter les règles ci-dessous.

Le Lions International fera de son mieux pour satisfaire votre demande. Veuillez noter que les demandes pour le Centre de convention et/ou l’hôtel du siège du LCI seront examinées en 2023 après la programmation des évènements du Lions International et des officiels internationaux.

• Le Lions International fera de son mieux pour réserver un espace de réception dans le lieu de votre choix, sans toutefois pouvoir le garantir. Nous vous contacterons si nous devons opter pour un autre lieu pour votre événement.
• Notre organisation ne peut allouer des espaces que dans les hôtels des délégations et sur les sites officiels de la convention.
• Les espaces de réception seront offerts à titre gracieux du 7 au 11 juillet 2023. Toute demande en dehors de ces dates sera sujette à disponibilité et à des frais de location.
• Tous les frais de restauration, d’équipement audiovisuel, de main d’œuvre technique ou de manutention, de décoration spéciale, etc., sont à la charge de la délégation.
• La restauration est fournie par l’intermédiaire du site, qui, pour des questions de santé et de responsabilité, permet rarement à des produits extérieurs d’être apportés. Si vous recevez l’approbation du site pour apporter des produits alimentaires ou des boissons de l’extérieur, il se peut que des frais de service, de découpe, de présentation ou de bouchon supplémentaires soient facturés à la délégation.
• Les réservations de salles pour l’entreposage de matériel pour le défilé ou de matériel électoral seront approuvées selon leur disponibilité, dès que toutes les évènements des délégations auront été confirmés.
• Les petits déjeuners organisés par les délégations sont les seules manifestations mentionnées dans le programme officiel de la convention. En raison des délais de traduction et d’impression, ils doivent pour cela être signalés au siège du LCI au plus tard le 11 mars 2023 pour figurer dans le programme.
• Le Lions International est tenu, par contrat, de rendre aux hôtels tout espace de réception non réservé avant le 16 avril 2023. Toute demande d’espace reçue après cette date sera sujette aux disponibilités de l’établissement et pourra entraîner des frais de location.