Delegaatioiden tapahtumat

Delegaatioiden tapahtumat – aamiaiset, vastaanotot ja juhlat – ovat tärkeä osa kansainvälistä vuosikokousta. Delegaatioiden edustajien, jotka haluavat varata tilaa joko hotellista tai kongressikeskuksesta vuosikokousviikon aikana, tulee täyttää sähköinen Delegaatioiden tapahtumat – varauslomake. Kun lomake on lähetetty, vuosikokoustiimin jäsen tarkistaa sen ja ottaa sinuun yhteyttä tietojen tarkistamiseksi.

Jos sinulla on kysyttävää lomakkeesta tai tilojen varaamisesta, ota yhteyttä Convention2023_Logistics@lionsclubs.org.

Ennen kuin täytät lomakkeen, lue alla mainitut säännöt.

Lions International tekee parhaansa täyttääkseen esittämänne pyynnön. Huomaathan, että pyynnöt koskien vuosikokouksen kongressikeskusta tai päämajan hotellia tullaan käymään läpi vuonna 2023 sen jälkeen, kun LCI ja kansainväliset virkailijat ovat varanneet tilat omiin tilaisuuksiin.

• Lions International tekee parhaansa varmistaakseen tilan valitsemassanne paikassa, mutta emme voi taata sitä. Otamme sinuun yhteyttä, jos meidän on käytettävä vaihtoehtoista tilaa tapahtumallenne.
• Järjestö voi varata tilaa vain virallisissa delegaatioiden hotelleissa ja tapahtumapaikoissa.
• Käytössä olevia tiloja tarjotaan delegaatioiden käyttöön ilmaiseksi, jos tapahtuma järjestetään 7. – 11. heinäkuuta 2023 välisenä aikana. Tilapyynnöt tämän päivämäärän ulkopuolella täytetään saatavuuden mukaan, ja niistä voi joutua maksamaan vuokraa.
• Ateriapalveluista, AV-laitteista, teknisestä työstä, koristeluista jne. aiheutuvat kustannukset ovat delegaation omalla vastuulla.
• Catering-palvelut tarjotaan tapahtumapaikan kautta, ja ne sallivat harvoin ulkopuolisten tarvikkeiden tuomisen paikalle terveyteen ja vastuullisuuteen liittyen. Jos saatte tapahtumapaikalta luvan tuoda mukana ulkopuolisia ruokia ja juomia, delegaatiolta voidaan periä lisäpalvelumaksu, esimerkiksi ruoan esille asettamisesta tai viinipullojen korkkaamisesta.
• Tilat paraati- ja kampanja-aineiston varastointiin hyväksytään, jos tilaa on käytettävissä sen jälkeen, kun kaikki delegaatioiden tapahtumat on vahvistettu.
• Vain delegaatioiden aamiaiset on lueteltu virallisessa vuosikokousohjelmassa, ja tiedot niistä on ilmoitettava viimeistään 11. maaliskuuta 2023, jotta ne ovat valmiita käännöksiä ja tulostusta varten.
• Lions Internationalin on sopimuksen mukaan palautettava kaikki varaamattomat toimitilat 16. huhtikuuta 2023 mennessä. Tilapyynnöt tämän päivämäärän jälkeen täytetään saatavuuden mukaan, ja niistä voi joutua maksamaan vuokraa.