Delegationsveranstaltungen

Delegationsveranstaltungen wie z. B. Frühstückstreffen, Zusammenkünfte und Empfänge sind ein wichtiger Teil der Internationalen Convention. Delegationsvertreter, die während der Convention-Woche Reservierungen im Hotel oder im Convention Center vornehmen möchten, füllen bitte das elektronische Antragsformular für Delegationsveranstaltungen aus. Nachdem das Formular eingereicht wurde, wird die Anfrage vom Convention-Team geprüft. Anschließend setzt sich ein/e Mitarbeiter/in mit Ihnen in Verbindung, um weitere Einzelheiten zu besprechen.

Bitte wenden Sie sich bei Fragen zum Formular oder zur Buchung eines Raums an Convention2023_Logistics@lionsclubs.org.

Bevor Sie das Formular ausfüllen, lesen Sie bitte die nachfolgenden Regeln.

Lions International ist sehr bemüht, Ihren Veranstaltungswünschen nachzukommen. Bitte beachten Sie, dass alle Anfragen für das Convention Center und/oder das Hauptsitz-Hotel erst 2023 geprüft werden können, nachdem Lions International und die internationalen Amtsträger die Planung ihrer Veranstaltungen abgeschlossen haben.

• Lions International hofft, allen Wünschen zum Veranstaltungsort nachkommen zu können, kann dies jedoch nicht garantieren. Wir werden Sie informieren, wenn wir einen anderen Veranstaltungsort für Ihre Veranstaltung buchen müssen.
• Unsere Organisation kann nur bei den offiziellen Delegationshotels und Veranstaltungsorten Räume reservieren und zuteilen.
• Veranstaltungsräume werden, sofern verfügbar, für die Zeit vom 7. bis 11. Juli 2023 kostenlos zur Verfügung gestellt. Anfragen für Termine vor oder nach diesem Zeitraum sind von der Verfügbarkeit abhängig, und möglicherweise wird eine Raummiete erhoben.
• Alle Kosten für Verpflegung, audiovisuelle Ausstattung, technische Unterstützung, besondere Dekoration etc. sind von der veranstaltenden Delegation zu tragen.
• Die Bewirtung wird vom Veranstaltungsort bereitgestellt. Aufgrund von Haftungs- und Gesundheitsgründen wird nur selten gestattet, dass von außerhalb angeliefert wird. Sollten Sie vom Veranstaltungsort Erlaubnis erhalten, externe Speisen und Getränke anliefern zu lassen, können der Delegation zusätzliche Kosten und/oder Gebühren in Rechnung gestellt werden.
• Räumlichkeiten zur Lagerung von Parade- oder Wahlkampfmaterialien werden bewilligt, wenn nach der Vergabe der Räumlichkeiten für alle Delegationsveranstaltungen noch Platz vorhanden ist.
• Im offiziellen Programm der Internationalen Convention werden nur die Frühstückstreffen der Delegationen aufgeführt. Um die Fristen für Übersetzung und Druck einzuhalten, müssen alle Informationen bis zum 11. März 2023 eingegangen sein.
• Lions International ist vertraglich dazu verpflichtet, alle nicht zugeteilten Veranstaltungsräume bis zum 16. April 2023 wieder freizugeben. Anfragen nach Räumlichkeiten, die nach diesem Datum eingehen, sind von der Verfügbarkeit von Räumen am Veranstaltungsort abhängig und können mit einer Raummiete verbunden sein.